Die Arbeitgeberleistungen von Mitarbeiter-PC-Programmen in der Sozialversicherung
In der Praxis kommt es immer öfter vor, dass Arbeitgeber ihren Beschäftigten Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte zur privaten Nutzung zur Verfügung stellen. Hierbei kann es sich beispielsweise um Smartphones, Tablets oder Laptops handeln. In diesen Fällen stellt sich die Frage, wie die kostenlose Nutzung der „Hardware“ beitragsrechtlich für die Berechnung der Beiträge in den einzelnen Sozialversicherungszweigen zu beurteilen ist.
Der GKV-Spitzenverband, die Deutsche Rentenversicherung Bund und die Bundesagentur für Arbeit haben sich am 04.05.2023 mit der beitragsrechtlichen Behandlung von Arbeitgeberleistungen im Rahmen eines Mitarbeiter-PC-Programms beschäftigt und ein Besprechungsergebnis festgehalten.
Grundsätzliches
Nach der gesetzlichen Bestimmung des § 14 Viertes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV) gehören zum Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung alle laufenden oder einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung. Ohne Bedeutung ist hierbei, ob ein Rechtsanspruch auf die Einnahme besteht, unter welcher Bezeichnung oder in welcher Form sie geleistet wird.
Bestimmte Einnahmen, Beiträge und Zuwendungen gehören nach § 1 SvEV (Sozialversicherungsentgeltverordnung) nicht zum Arbeitsentgelt, wenn sie lohnsteuerfrei sind oder pauschal versteuert werden.
Nach dieser Regelung gehören auch die vom Arbeitgeber zur privaten Nutzung überlassenen betrieblichen Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte grundsätzlich zum Arbeitsentgelt im Sinne des § 14 SGB IV.
Die private Nutzung der betrieblichen Geräte ist unter der Voraussetzung des § 3 Nr. 45 EstG eine steuerfreie Einnahme. Ohne Bedeutung ist dabei, ob es sich um eine zusätzliche Zuwendung zum geschuldeten Arbeitslohn handelt oder nicht. Beitragsfrei im Sinne der Sozialversicherung kann diese Zuwendung nach § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV nur dann sein, wenn die Arbeitgeberleistung – also die private Nutzung der betrieblichen Geräte – zusätzlich zu den Löhnen und Gehälter gewährt wird. Bei einer Entgeltumwandlung ist diese Voraussetzungen nicht erfüllt.
Höhe des geldwerten Vorteils
Für die Arbeitgeberleistungen im Rahmen eines Mitarbeiter-PC-Programms gibt es keine amtlichen Sachbezugswerte. Daher muss der Wert des Sachbezugs nach § 3 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV bestimmt werden. Damit wird als beitragspflichtige Einnahme der Betrag herangezogen, der sich aus den üblichen Preisnachlässen geminderte übliche Endpreis am Abgabeort im Zeitpunkt der Abgabe ergibt.
In o. g. Besprechungsergebnis wurde festgehalten, dass es keine amtlichen Sachbezugswerte für Vorteile aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten gibt. Als nicht für anwendbar wurden die älteren Erlasse zu pauschalen Nutzungswertmethoden erachtet, welche sich mit der Überlassung von TV- und Radiogeräten zur privaten Nutzung beschäftigen. Auch für die Anwendung der Ein-Prozent-Regelung – analog der Regelung bei privater Nutzung von Dienstfahrzeugen – fehlt eine rechtliche Grundlage. Daher muss der übliche Abgabepreis als Sachbezugswert herangezogen werden. Doch auch diese Bewertung ist aufwendig; die Ermittlung des Nutzungsvorteils ist sehr komplex. Zudem muss bedacht werden, dass die Geräte dem Beschäftigten nicht übereignet werden, sondern nur zeitlich befristet im Wege des Leasings überlassen werden.
Besprechungsergebnis
In dem Besprechungsergebnis vom 04.05.2023 kamen die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung zu dem Ergebnis, dass als Wert für die Nutzungsüberlassung das Nutzungsentgelt anzusetzen ist, welches in der Regel dem Betrag der Gehaltsumwandlung entspricht.
Sollten die Höhe der Leasingrate und die Höhe des Entgeltverzichts im Einzelfall voneinander abweichen, wird die Höhe der vom Arbeitgeber als Leasingnehmer vereinbarte Leasingrate als Wert für die Nutzungsüberlassen angesetzt.
Beispiel 1:
Ein Arbeitgeber überlässt einem Beschäftigten im Rahmen einer Gehaltsumwandlung ein Smartphone, welches auch privat genutzt werden darf.
Das Arbeitsentgelt vor der Entgeltumwandlung beträgt monatlich 2.500 Euro. Die Leasingrate für den Arbeitgeber entspricht 50 Euro. Der monatliche Entgeltverzicht beträgt ebenfalls 50 Euro.
Konsequenz:
Der Barlohnanspruch des Beschäftigten beträgt (2.500 Euro – 50 Euro) 2.450 Euro. Hinzu kommt der Sachbezug für die Überlassung des Smartphones in Höhe von 50 Euro, sodass sich eine beitragspflichtige Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge von 2.500 Euro ergibt.
Beispiel 2:
Daten wie in Beispiel 1: Allerdings beträgt die monatliche Leasingrate für den Arbeitgeber 60 Euro.
Konsequenz:
Der Barlohnanspruch beträgt auch in diesem Fall 2.450 Euro. Hinzu kommt die Leasingrate von 60 Euro, sodass sich insgesamt 2.510 Euro als beitragspflichtige Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge ergeben.
Beitragsrechtlich wird die Leasingrate einheitlich beurteilt. Damit kommt auch der Anteil oberhalb des Entgeltumwandungsbetrages (also oberhalb von 50 Euro) bei der Beitragsbemessung zum Ansatz.
Beispiel 3:
Daten ebenfalls wie in Beispiel 1: Allerdings beträgt die monatliche Leasingrate für den Arbeitgeber nur 40 Euro.
Konsequenz:
Der Barlohnanspruch beträgt – wie auch in Beispiel 1 und 2 – 2.450 Euro. Hinzu kommt der Sachbezug für die Überlassung des Smartphones in Höhe von 40 Euro. Damit werden in dieser Konstellation 2.490 Euro als beitragspflichtige Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge angesetzt.
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