Berücksichtigung zeitversetzt ausgezahlter Entgelte bei der Beitragsabrechnung
Im Rahmen der Beitragsabrechnung der Sozialversicherungsbeiträge ist hinsichtlich der Zuordnung, zu welchem Abrechnungszeitraum das Arbeitsentgelt zugeordnet wird, zwischen laufendem und einmalig gezahltem Arbeitsentgelt zu unterscheiden. Zusätzlich sind Besonderheiten zu beachten, sofern Entgeltbestandteile zeitversetzt ausgezahlt werden.
Laufendes und einmalig gezahltes Arbeitsentgelt
Im Sozialversicherungsrecht wird zwischen einmalig und laufend gezahltem Arbeitsentgelt unterschieden.
Nach § 23a Abs. 1 Satz 1 Viertes Buch Sozialgesetzbuch – SGB IV – handelt es sich um ein einmaliges Arbeitsentgelt, das nicht für die Arbeit in einem einzelnen Abrechnungszeitraum geleistet wird. Dem einmalig gezahlten Arbeitsentgelt liegt damit die Arbeitsleistung in mehreren Monaten zugrunde. Beispiele von Einmalzahlungen sind die Weihnachtsgratifikation, das Urlaubsgeld, Jubiläumszuwendungen oder Gewinnbeteiligungen. Daraus ergibt sich im Umkehrschluss, dass alle Zahlungen, welche ein Arbeitgeber für eine konkrete Arbeitsleistung in einem Abrechnungszeitraum leistet, als laufendes Arbeitsentgelt zu werten sind. Als klassische Beispiele sind hier das Monatsgehalt oder der Monatslohn zu nennen.
Diesbezüglich ist zu beachten, dass es sich nicht automatisch um eine Einmalzahlung im Sinne des Sozialversicherungsrechts handelt, wenn diese nur einmal gewährt werden. Wird beispielsweise eine bestimmte Zulage (z. B. Schmutzzulage) nur einmalig für eine besondere Arbeit in einem bestimmten Zeitraum/Abrechnungszeitraum geleistet, handelt es sich um ein laufendes Arbeitsentgelt. Zur Beurteilung, ob es sich um laufendes oder um ein einmalig gezahltes Arbeitsentgelt handelt, ist darauf abzustellen, ob dieses für eine konkrete Arbeitsleistung in einem Abrechnungszeitraum geleistet wird.
§ 23a Abs. 1 Satz 2 SGB IV bestimmt, dass die folgenden Zuwendungen nicht als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt – also als laufendes Arbeitsentgelt – zu werten sind:
- Aufwandsentschädigungen an Arbeitnehmer, die mit der Beschäftigung im Zusammenhang stehen,
- Waren oder Dienstleistungen, die vom Arbeitgeber nicht überwiegend für den Bedarf seiner Beschäftigten hergestellt, vertrieben oder erbracht werden und monatlich in Anspruch genommen werden können,
- sonstige Sachbezüge,
- vermögenswirksame Leistungen.
Beitragsbemessungsgrenze
Die Unterscheidung, ob es sich um ein laufendes oder einmalig gezahltes Arbeitsentgelt handelt, ist u. a. deshalb relevant, um beurteilen zu können, ob ggf. die geltende Beitragsbemessungsgrenze überschritten wird. Die Beitragsbemessungsgrenze ist die Entgeltgrenze, bis zu der maximal Beiträge zu den einzelnen Sozialversicherungszweigen entrichtet werden müssen. Die Beitragsbemessungsgrenze wird jeweils jährlich für das folgende Kalenderjahr im Voraus festgesetzt. Im Jahr 2019 beträgt die Beitragsbemessungsgrenze in der Kranken- und Pflegeversicherung (bundeseinheitlich) monatlich 4.537,50 Euro/jährlich 54.450,00 Euro und in der Renten- und Arbeitslosenversicherung monatlich 6.700,00 Euro/jährlich 80.400,00 Euro (West) bzw. monatlich 6.150,00 Euro/jährlich 73.800,00 Euro (Ost). Hier können Sie die Aktuellen Sozialversicherungswerte nachlesen.
Zuordnung des Arbeitsentgelts
Das laufende Arbeitsentgelt wird grundsätzlich dem Kalendermonat in der Beitragsabrechnung zugeordnet, für den es gezahlt wird. Es ist bis zur jeweiligen monatlichen Beitragsbemessungsgrenze zu berücksichtigten. Übersteigt ein laufendes Arbeitsentgelt die monatliche Beitragsbemessungsgrenze, ist der übersteigende Anteil beitragsfrei.
Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt wird dem Kalendermonat in der Beitragsabrechnung zugeordnet, in dem es ausgezahlt wird. Das einmalig gezahlte Arbeitsentgelt unterliegt bis zur jeweiligen anteiligen Beitragsbemessungsgrenze der Beitragspflicht (vgl. § 23a Abs. 3 SGB IV). Bei der anteiligen Beitragsbemessungsgrenze handelt es sich um den Teil der Beitragsbemessungsgrenze, der der Dauer aller Beschäftigungsverhältnisse bei demselben Arbeitgeber im laufenden Kalenderjahr bis zum Ablauf des Entgeltabrechnungszeitraums, dem das einmalig gezahlte Arbeitsentgelt zugeordnet wird, entspricht.
Beispiel:
- Arbeitnehmer ist bereits seit Jahren beim selben Arbeitgeber beschäftigt.
- Monatliches Gehalt: 3.500,00 Euro.
- Im Juli 2018 wird eine Jubiläumszuwendung in Höhe von 2.800,00 Euro geleistet.
Konsequenz:
Die Jubiläumszuwendung ist dem Juli 2018 zuzuordnen, da sie in diesem Abrechnungszeitraum geleistet wird. Hierbei ist zu prüfen, ob die anteilige Beitragsbemessungsgrenze ggf. überschritten wird.
Die anteilige Beitragsbemessungsgrenze beträgt von Januar bis Juli 2018 (53.100,00 Euro / 12 Monate x 7 Monate =) 30.975,00 Euro.
Bis Juli 2018 hat der Beschäftigte aus dem laufenden Arbeitsentgelt laufende Einnahmen in Höhe von 24.500,00 Euro. Das heißt, dass die im Juli 2018 geleistete Einmalzahlungen bis maximal (30.975,00 Euro abzgl. 24.500,00 Euro =) 6.475,00 Euro (in der Kranken- und Pflegeversicherung) beitragspflichtig sind. Die Jubiläumszuwendung in Höhe von 2.800,00 Euro ist somit in der Kranken- und Pflegeversicherung voll beitragspflichtig. Da die anteilige Beitragsbemessungsgrenze in der Renten- und Arbeitslosenversicherung bei (78.000,00 Euro / 12 Monate x 7 Monate =) 45.500,00 Euro liegt, ist auch hier die Einmalzahlung voll beitragspflichtig.
Sollten während des Zeitraums von Januar bis Juli 2018 beitragsfreie Zeiten (z. B. Zeiten eines Krankengeldbezugs) vorgelegen haben, ist die anteilige Beitragsbemessungsgrenze anhand der beitragspflichtigen Tage zu errechnen (Beitragsbemessungsgrenze / 360 Tage x beitragspflichtige Tage von Januar bis Juli 2018).
Besonderheit bei variablen Entgeltbestandteilen
In der Praxis besteht oftmals die Herausforderung, dass variable Entgeltbestandteile nicht immer mit dem Arbeitsentgelt ausgezahlt werden können, für die die anspruchsbegründende Arbeitsleistung erbracht wurde. Daher werden diese variablen Entgeltbestandteile meist durch den Arbeitgeber zeitversetzt in einem der folgenden Monate ausgezahlt. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben geregelt, wie die Fälle hinsichtlich der Zuordnung des Arbeitsentgelts zu einem konkreten Abrechnungszeitraum praktiziert werden, in denen die variablen Entgeltbestandteile regelmäßig zeitversetzt ausgezahlt werden.
Sofern ein Arbeitgeber bei der Beitragsabrechnung variable Entgeltbestandteile bei der Beitragsabrechnung nicht dem Entgeltabrechnungszeitraum zuordnen kann, in dem sie tatsächlich geleistet werden, können diese entweder dem nächsten oder übernächsten Abrechnungszeitraum zugerechnet werden. Jedoch kann der Arbeitgeber hierüber nicht frei entscheiden, sondern muss sich auf eine Variante festlegen. Danach kann nur mit Zustimmung der zuständigen Einzugsstelle die einmal getroffene Entscheidung wieder geändert werden. Als Einzugsstellen fungieren die Krankenkassen, die die Gesamtsozialversicherungsbeiträge einziehen und an die einzelnen Sozialversicherungsträger weiterleiten. Die Minijobzentrale ist für die geringfügig Beschäftigten die zuständige Einzugsstelle.
Wenn sich ein Arbeitgeber für eine Variante entschieden hat, ist diese hinsichtlich der Auszahlung der variablen Entgeltbestandteile auch dann bindend, wenn sich die Parameter für die Beitragsabrechnung, z. B. Beitragsbemessungsgrenze, Beitragssatz, ändern.
Für den Fall, dass variable Entgeltbestandteile erst nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgezahlt werden, sind diese dem letzten Abrechnungszeitraum des Beschäftigungsverhältnisses zuzuordnen, welcher mit Beiträgen belegt ist.
Ansparen variabler Entgeltbestandteile
Für den Fall, dass variable Entgeltbestandteile nicht sofort ausgezahlt werden, sondern auf Veranlassung des Arbeitgebers angespart und zu einem späteren Zeitpunkt in einer Summe ausgezahlt werden, sind diese wie laufendes Arbeitsentgelt zu behandeln. Dies hat zur Folge, dass die – auch wenn sie in einer Summe ausgezahlt werden – variablen Entgeltbestandteile bei der Beitragsabrechnung auf die jeweiligen Monate aufgeteilt werden müssen, in denen sie erarbeitet wurden. Hierbei ist die jeweilige monatliche Beitragsbemessungsgrenze zu beachten. Es ist nicht möglich, diese wie beispielsweise Nachzahlungen aufgrund rückwirkender Lohn- bzw. Gehaltserhöhungen, als Einmalzahlung zu behandeln. Folglich müssen auch die jeweiligen Abrechnungsmonate korrigiert werden.
Die Entgeltabrechnungsprogramme sehen teilweise vor, dass die variablen Entgeltbestandteile, die in einer Summe ausgezahlt werden, bei der Entgeltabrechnung als Einmalzahlungen berücksichtigt werden. Die Rentenversicherungsträger beanstanden dies im Rahmen der Arbeitgeberprüfungen aufgrund gleich hoher Beiträge nicht, sofern die angesammelten Entgelte noch im gleichen Kalenderjahr, spätestens bis März des Folgejahres, tatsächlich ausgezahlt werden.
Nachzahlung rückwirkender Entgelterhöhungen
Sofern Arbeitnehmer rückwirkend eine Lohn-/Gehaltserhöhung erhalten, müssen diese nach den Festlegungen der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung auf die jeweiligen Entgeltabrechnungszeiträume aufgeteilt werden. Es wird aufgrund von Vereinfachungsgründen allerdings auch zugelassen, dass diese Nachzahlungen wie einmalig gezahltes Arbeitsentgelt behandelt und dem Monat bei der Beitragsabrechnung zugeordnet werden, in dem die Nachzahlung der rückwirkenden Entgelterhöhung tatsächlich erfolgt.
