Zum 01.01.2017 gibt es ein neues Lohnnachweisverfahren

Zum 01.01.2017 wird mit dem 5. SGB IV-Änderungsgesetz das elektronische Verfahren zur Erstellung des Lohnnachweises für die Gesetzliche Unfallversicherung neu gestaltet. Damit kommen auf die Arbeitgeber einige Änderungen zu.

Das neue Lohnnachweisverfahren sieht vor, dass die Arbeitgeber ab dem Jahr 2017 für das Kalenderjahr 2016 erstmalig den elektronischen Entgeltnachweis nutzen. Auf dieser Basis werden dann die Unfallversicherungsträger – analog zum Papierformular – die Beiträge festlegen.

Darüber hinaus haben Arbeitgeber mit dem neuen Verfahren die Möglichkeit, ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe für die Erstellung des Lohnnachweises zu verwenden. Damit hat der Gesetzgeber ein wesentliches Anliegen der Arbeitgeber bei den Änderungen berücksichtigt.

Der bisherige Lohnnachweis

Bisher ist von den Unternehmen der Lohnnachweis auszufüllen und in Papierform den zuständigen Unfallversicherungsträgern zu übersenden. Der Lohnnachweis wird als Grundlage des Beitragsbescheides herangezogen.

Bereits im Jahr 2009 hat es Änderungen gegeben. Seitdem müssen die Arbeitgeber im Rahmen des gemeinsamen Meldeverfahrens zusätzlich beschäftigtenbezogene Daten zur Unfallversicherung elektronisch melden. Dies erfolgt mit dem Datenbaustein DBUV an die Sozialversicherung. Der Datenbaustein wird bei Betriebsprüfungen der Rentenversicherungsträger nach § 28p Viertes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV) als Grundlage herangezogen. Ebenfalls hat die Datenstelle der Rentenversicherungsträger den gesetzlichen Auftrag, einen elektronischen Lohnnachweis auf Basis der Werte zu erstellen, die im DBUV enthalten sind. Das vollelektronische Verfahren sollte nach einer Qualifizierungsphase den Papierlohnnachweis ablösen und damit auch zu einer Entlastung bei den Arbeitgebern führen.

Leider ist es nicht gelungen – obwohl zahlreiche Anpassungen vorgenommen wurden – im elektronischen Lohnnachweisverfahren eine ausreichende Qualität zu erreichen. Daher hat der Gesetzgeber im Fünften SGB IV-Änderungsgesetz das Lohnnachweisverfahren von Grund auf neu geregelt.

Inhalte des neuen Lohnnachweisverfahrens

Das neue, ab 01.01.2017 anzuwendende Verfahren, sieht vor, dass für das Kalenderjahr einer Beitragspflicht ein Lohnnachweis bis spätestens 16. Februar des Folgejahres zu übermitteln ist. Die Übermittlung erfolgt durch Datenübertragung an die Unfallversicherung aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder einer systemgeprüften Ausfüllhilfe. Sollte es zu fehlerhaften Meldungen kommen, sind diese zu stornieren und neu zu melden.

Sollte eine Insolvenz vorliegen, das Unternehmen eingestellt oder alle Beschäftigungsverhältnisse beendet worden sein, ist der elektronische Lohnnachweis mit der nächsten Entgeltabrechnung abzugeben, spätestens innerhalb von sechs Wochen.

Für eine Übergangszeit von zwei Jahren ist für die Qualitätssicherung des neuen Verfahrens der Lohnnachweis noch zusätzlich in Papierform einzureichen.

Der elektronische Lohnnachweis hat folgende Inhalte:

  1. Mitgliedsnummer des Unternehmers
  2. Betriebsnummer der Stelle, die die Abrechnung durchführt und eine Liste der dazugehörigen Beschäftigungsbetriebe
  3. Betriebsnummer des zuständigen Unfallversicherungsträgers
  4. Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt im Sinne der Unfallversicherung, geleistete Arbeitsstunden und die Anzahl der zu meldenden Versicherten in Bezug auf die anzuwendenden Gefahrentarifstellen.

Sollten, beispielsweise bei komplexen Unternehmensstrukturen mit mehreren Abrechnungskreisen, mehrere meldende Stellen vorhanden sein, sind die Meldungen als sogenannte Teillohnnachweise zu erstatten. Die Unfallversicherung nimmt dann eine Summierung vor.

Stammdatendienst

Durch die Unfallversicherungsträger wird eine Stammdatendatei eingerichtet und gepflegt. Damit wird gewährleistet, dass die Teillohnnachweise vollständig sind und in der Folge auch eine korrekte Beitragsberechnung möglich ist.

In der Stammdatendatei werden die Mitgliedsnummer des Unternehmers, der zuständige Unfallversicherungsträger, die anzuwendenden Gefahrtarifstellen, die dazugehörigen Betriebsnummern der Stellen, die die Abrechnung durchführen und die abgerechneten Beschäftigungsbetriebe dieser Stellen und ggf. weitere erforderliche Identifikationsmerkmale aufgenommen.

Anpassung Datenbaustein DBUV

Bereits zum 01.01.2016 wird der Datenbaustein „Unfallversicherung“ (DBUV) – Übertragung der Angaben zur Unfallversicherung, welche für die Betriebsprüfung erforderlich sind – unabhängig vom neuen Lohnnachweisverfahren anpasst. Dies deshalb, weil es bei der Umsetzung unfallspezifischer Besonderheiten Schwierigkeiten in den Entgeltabrechnungsprogrammen gibt.

Arbeitgeber müssen künftig für jeden in der Gesetzlichen Unfallversicherung versicherten Beschäftigten bis zum 16. Februar des Folgejahres eine Meldung zur Unfallversicherung abgeben. Diese Meldung erfolgt im Gleichklang mit der Abgabe des elektronischen Lohnnachweises und unabhängig von der Meldung zur restlichen Sozialversicherung.

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