Entgeltbescheinigungen werden ab 01.07.2013 verbindlich geregelt
Am 01.07.2013 gibt die neue Entgeltbescheinigungsverordnung (kurz: EBV) einheitliche und verbindliche Vorgaben, welchen Inhalt die monatlichen Entgeltbescheinigungen für Zwecke nach dem Sozialgesetzbuch (SGB) haben müssen. Bei der Entgeltbescheinigungsverordnung handelt es sich um eine vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales erlassene Rechtsordnung. Mit der neuen Verordnung wird die bisherige Entgeltbescheinigungsrichtlinie ersetzt.
Hintergrund
Am 01.01.2010 trat die Entgeltbescheinigungsrichtlinie in Kraft. Diese Richtlinie wurde vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales in Zusammenarbeit mit Entwicklern von Entgeltabrechnungsprogrammen und Vertretern der Wirtschaft konzipiert. Da es sich allerdings nur um eine Richtlinie handelte, waren die Inhalte nicht verbindlich; die Anwendung erfolgte daher nur auf freiwilliger Basis. Daher wurden die Regelungen der Richtlinie nicht von allen Arbeitgebern umgesetzt und die Bescheinigungen nicht nach einem einheitlichen Maßstab gestaltet.
Mit der neuen Entgeltbescheinigungsverordnung soll nun erreicht werden, dass bundesweit allen Sozialleistungsträgern mit der verbindlich vorgegebenen Bescheinigung einheitliche Angaben zur Verfügung stehen. Arbeitgebern wird ein Mindeststandard vorgegeben, den die monatlich auszustellenden Entgeltbescheinigungen enthalten müssen. Darüber hinaus werden für die Programmierung der Bescheinigungssoftware den Softwareherstellern einheitliche Vorgaben gemacht.
Der überwiegende Teil der Entgeltabrechnungsprogramme bietet die Bescheinigungen nach der ab 01.07.2013 in Kraft tretenden Entgeltbescheinigungsverordnung bereits an. Anpassungen, welche durch die Verordnung im Vergleich zur Richtlinie erforderlich werden, können bis zum Inkrafttreten der Verordnung noch in die jeweiligen Abrechnungsprogramme aufgenommen werden.
Zweck und Inhalt der Entgeltbescheinigung
Die Entgeltbescheinigung ist für die sozialrechtlichen Zwecke erforderlich. Mit dieser melden einerseits die Arbeitgeber die Entgelte der Arbeitnehmer an die Einzugsstelle. Sie wird unter anderem auch für die Information der Beschäftigten und zum Nachweis des Arbeitsentgelts gegenüber öffentlichen Stellen verwendet. Die Informationen der Entgeltbescheinigung werden von den Sozialversicherungsträgern auch für die Ermittlung der Höhe der einkommensabhängigen Leistungen (beispielsweise Krankengeld, Verletztengeld) benötigt.
Arbeitnehmer erhalten mit der Entgeltabrechnung die Information über die Zusammensetzung des Arbeitsentgelt, die jeweiligen Abzüge (Steuer, Beiträge zur Sozialversicherung) und den Zahlungsbetrag.
Als Inhalt der Entgeltbescheinigung werden unter anderem die folgenden Punkte verpflichtend vorgegeben:
- Versicherungsnummer und persönliche Angaben des Arbeitnehmers
- Bescheinigter Abrechnungszeitraum
- Beschäftigungsbeginn
- Anzahl der Sozialversicherungs- und Steuertage
- Beitragsgruppenschlüssel
- Angaben, ob der Beschäftigte den Kinderlosenzuschlag nach § 55 Abs. 3 SGB XI zur Pflegeversicherung entrichten muss
- Das Datum des Beschäftigungsendes
§ 2 Abs. 1 der Entgeltbescheinigungsverordnung verpflichtet die Arbeitgeber, dass die Arbeitnehmer für jeden Abrechnungszeitraum eine Entgeltbescheinigung in Textform erhalten. Eine Entgeltbescheinigung muss allerdings dann nicht ausgestellt werden, wenn sich im Vergleich zum letzten Abrechnungszeitraum keine Änderungen ergeben.
Mit der neuen Entgeltbescheinigungsverordnung werden erstmals auch bestimmte Begriffe verbindlich definiert. So gibt es beispielsweise eine Definition, was unter „Auszahlungsbetrag“, „Gesamtbrutto“ und „Nettoentgelt“ zu verstehen ist.