ELENA-Verfahren eingeführt und beendet

Der Elektronische Entgeltnachweis wird kommen. Die Grundlagen hierzu wurden mit dem Entwurf des ELENA-Verfahrensgesetzes (Gesetz über das Verfahren eines elektronischen Entgeltnachweises) geschaffen. Ziel des ELENA-Verfahrensgesetzes ist, dass die Papierbescheinigungen künftig durch elektronische Entgeltnachweise ersetzt werden und damit die Bearbeitungszeit bei den Behörden bzw. Körperschaften des öffentlichen Rechts reduziert werden. Die Folge soll ein merklicher Bürokratieabbau sein.

Was sieht das ELENA-Verfahrensgesetz vor?

Das ELENA-Verfahrensgesetz sieht vor, dass ab dem 01.01.2010 die Arbeitgeber bestimmte Entgeltnachweise an eine Zentrale Speicherstelle (ZSS) übermitteln. Begonnen wird zunächst mit den Entgeltnachweisen, die für die Bearbeitung von Wohngeld, Arbeitslosengeld und Elterngeld erforderlich sind. Weitere Formulare, mit denen das Einkommen seitens der Arbeitgeber bescheinigt wird, werden in den nächsten Ausbaustufen folgen.

Die Datensätze werden entsprechended der Datenschutzbestimmungen des Zehnten Buches Sozialgesetzbuch – SGB X – in zweifacher Verschlüsselung bei der Zentralen Speicherstelle gespeichert. Eine Verarbeitung der Daten ist nur nach einer ausdrücklichen Einverständniserklärung des Beschäftigten (des Teilnehmers am ELENA-Verfahren) möglich.

Ab dem 01.01.2012 sollen die zuständigen Behörden in der Lage sein, von dieser Zentralen Speicherstelle die von den Arbeitgebern übermittelten Entgeltnachweise abzurufen. Damit soll eine schnellere und unbürokratischere Bearbeitung ermöglicht werden.

Zustimmung des Arbeitnehmers erforderlich

Voraussetzung, dass die Behörden bzw. Leistungserbringer die Daten von der ZSS abrufen können, ist, dass der Beschäftigte hierzu sein Einverständnis erteilt und sich für das ELENA-Verfahren als Teilnehmer anmeldet. Dies erfolgt in der Art und Weise, dass sich der Beschäftigte eine elektronische Signatur beschafft. Die elektronische Signatur ist eine Identitätsnummer. Diese Nummer wird auf einer Signaturkarte aufgebracht, die der digitale Personalausweis, die elektronische Gesundheitskarte (eGK) oder eine Bankkarte sein kann.

Nur in den Fällen, in denen der Arbeitnehmer durch die elektronische Signatur die Daten bei der Zentralen Speicherstelle freigibt, können diese entschlüsselt und entsprechend weiterverwendet werden. Erst nach Freigabe der Daten erfolgt die Übermittlung an die zuständige Behörde / den zuständigen Leistungserbringer. Die Behörden bzw. Leistungserbringer können die Daten auch nur mit einer elektronischen Signatur abrufen und entsprechend verarbeiten. Der Arbeitgeber selbst erfährt in keinem Fall, ob und wann die der Zentralen Speicherstelle bereit gestellten Daten abgerufen werden. Dies ist ein weiterer Punkt, der für den Datenschutz spricht. Aktuell müssen die Arbeitgeber die Entgeltnachweise nur auf Aufforderung der zuständigen Behörde ausfüllen. Dadurch erfährt der Arbeitgeber zwangsläufig, dass bzw. welche Leistungen von seinen Beschäftigten beantragt werden.

Weitere Zeitschiene

Die weitere Zeitschiene zur Umsetzung des ELENA-Verfahrens sieht vor, dass im Jahr 2009 die notwendige Infrastruktur geschaffen wird, damit zum 01.01.2010 die Übermittlung der Entgeltnachweise an die ZSS von den Arbeitgebern erfolgen kann.

Bis zum Jahr 2015 sollte die Aufnahme von weiteren Bescheinigungen und Entgeltnachweisen nach dem Sozialgesetzbuch in das ELENA-Verfahren geprüft werden, allerdings erklärte die Bundesregierung das Verfahren am 18.07.2011 als gescheitert.

ELENA-Verfahren beendet

Obwohl das ELENA-Verfahren in der Praxis bereits eingeführt wurde und bereits seitens der Wirtschaft und aus Steuermitteln Investitionen in Millionenhöhe getätigt wurden, verständigten sich am 18.07.2011 die zwei zuständigen Bundesministerien – das Wirtschaftsministerium und Arbeitsministerium – darauf, das Verfahren wieder einzustellen. Damit wurde das Verfahren zum „elektronischen Entgeltnachweis“ als endgültig gescheitert erklärt.

Die bisher gespeicherten Daten sollen unverzüglich gelöscht werden. Die Arbeitgeber sollen zeitnah von den elektronischen Meldepflichten entlastet werden. Als Grund für die Einstellung von ELENA wurde die fehlende Verbreitung der qualifizierten elektronischen Signatur angegeben. So hatten erst jetzt Untersuchungen gezeigt, dass in absehbarer Zeit der aus datenschutzrechtlich zwingenden Gründen erforderliche Sicherheitsstandard flächendeckend nicht erreicht werden kann.

Die Wirtschaft bemängelt mit dem ELENA-Verfahren bzw. mit der jetzigen Einstellung zu Recht, dass bereits Millionen Euro umsonst investiert wurden. So übermitteln seit dem letzten Jahr (01.01.2010) 3,2 Millionen Arbeitgeber 60 Millionen Datensätze für die Beschäftigten an die zentrale Speicherstelle, die bei der Deutschen Rentenversicherung angesiedelt ist.

Aussicht

Da das ELENA-Verfahren zum Ziel hatte, Bürokratie abzubauen, bedeutet der Rückzug nach Auffassung der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA) ein Armutszeugnis für den Bürokratieabbau. Diesbezüglich will die Bundesregierung mit anderen Projekten Lösungen finden, wie man auch ohne das ELENA-Verfahren die Bürokratie abbauen kann. Dabei sollen die bisherigen Investitionen, die die Wirtschaft bereits getätigt hat, gegebenenfalls in anderen Projekten genutzt werden.

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