SEPA und die Sozialversicherung

Ab Februar 2014 gelten SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften

Die bisherigen nationalen Überweisungen und Lastschriften werden ab Februar 2014 durch die neuen SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften ersetzt. Die neuen Regelungen des einheitlichen Euro-Zahlungsraumes wirken sich natürlich auch auf die Zahlungen der Sozialversicherungsbeiträge aus.

SEPA ist die Abkürzung für Single Euro Payments Area und wird ab dem 01.02.2014 den gesamten Zahlungsverkehr in ganz Europa vereinheitlichen. Es gibt dann keinen Unterschied mehr zwischen nationalen und internationalen Zahlungen, alle bisher bestehenden Verfahren sind nur noch bis 31.01.2014 gültig.

Wichtigste Änderungen

Was in Bezug auf die Abführung der Sozialversicherungsbeiträge beim neuen SEPA-Verfahren ab 2014 vorrangig zu beachten ist:

• Die IBAN (International Bank Account Number) ersetzt die bisherige Kontonummer.
• Die BIC (Bank Identifier Code) ersetzt die bisherige Bankleitzahl.
• Die SEPA-Lastschrift ersetzt das Abbuchungs- bzw. Einzugsermächtigungsverfahren.
• Im Lastschriftprozess gelten neue Anforderungen für die Abwicklung

Die Umstellung auf das neue SEPA-Verfahren betrifft jeden. Alle Unternehmen, Verwaltungen und kommunale Einrichtungen sind gezwungen ihre Buchführung, Lohnabrechnung, sowie den Zahlungsverkehr entsprechend anzupassen, abzustimmen und ihre Stammdaten für ihre Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter umzustellen.

IBAN und BIC

Die neue IBAN ersetzt die alte Kontonummer. Sie ist international vereinheitlicht, wodurch jedes Girokonto in einem SEPA-Teilnehmerland zweifelsfrei identifizier- und erreichbar ist. In Deutschland umfasst die IBAN 22 Stellen, es können aber auch bis zu 32 Stellen in anderen Ländern sein.

Die BIC ersetzt die bisherige Bankleitzahl und wird auch als SWIFT-Code bezeichnet, da sie durch die Society for Wolrdwide Interbank Financial Telecommunication festgelegt wird.

Die BIC muss nicht angegeben werden bei:

• Zahlungen auf nationaler Ebene ab 01.02.2014.
• Zahlungen in andere Länder innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (Europäische Union, Island, Liechtenstein und Norwegen ab 01.02.2016).

Weiterhin anzugeben ist die BIC jedoch bei Zahlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes wie z.B. bei Zahlungen nach Monaco oder in die Schweiz.

SEPA-Lastschrift

Bisher waren Lastschriftverfahren im internationalen Zahlungsverkehr nicht möglich, was durch die Einführung der SEPA-Lastschrift erstmalig geändert wird. Analog zum bisherigen Lastschriftverfahren in Deutschland gibt es auch beim SEPA-Lastschriftverfahren zwei Versionen:

• Die SEPA-Basislastschrift (SEPA Direct Debit Core), was dem bisherigen Einzugsermächtigung vergleichbar ist und
• die SEPA-Firmenlastschrift (SEPA Direct Debit B2B), was in etwa dem bisherigen Abbuchungsverfahren entspricht.

Beide Verfahren werden hauptsächlich durch den Zeitpunkt der Fälligkeit unterschieden. Bei der Zahlung im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren ist es dem Zahler möglich, einer entsprechenden Buchung auf seinem Konto noch bis zu 8 Wochen zu widersprechen, so dass die Zahlung erst nach Ablauf dieser Frist fällig wird. Beim SEPA-Firmenlastschriftverfahren besteht diese Möglichkeit des Widerspruchs nicht, die Fälligkeit tritt deshalb wesentlich früher ein, weshalb diese Möglichkeit im Bereich der Sozialversicherung nur äußerst selten verwendet wird.

SEPA-Lastschriftmandat

Beim SEPA-Basislastschriftverfahren werden zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen. Zum einen kann der Zahlungsempfänger (Kreditor) mit dem SEPA-Mandat fällige Rechnungsbeträge vom Konto des Zahlungspflichtigen einziehen, zum anderen wird das Kreditinstitut beauftragt, die vom Konto des Zahlungspflichtigen (Debitor) abzubuchenden Lastschriften auch einzulösen.

Im Rahmen des neuen SEPA-Verfahren ist es grundsätzlich nicht nötig für bereits erteilte Einzugsermächtigungen neue SEPA-Lastschriftmandate zu erteilen. Dies regelt Art. 7 der Verordnung (EU) Nr. 260/2012 in Verbindung mit den bereits durch die Deutsche Kreditwirtschaft geänderten Lastschriftbedingungen. Es ist aber durchaus möglich, dass manche Krankenkassen von ihren Kunden ein neues SEPA-Mandat anfordern.

Wichtig im Zusammenhang mit dem neuen Verfahren ist aber auch, dass eine Abbuchungslastschrift nicht automatisch in ein SEPA-Format umgewandelt wird. Vielmehr entfällt sie mit dem 01.02.2014 ersatzlos. Die Beteiligten (Zahler und Empfänger) haben dann die Möglichkeit entweder das SEPA-Basislastschrift- oder das SEPA-Firmenlastschriftverfahren festzulegen. Das SEPA-Firmenlastschriftverfahren kann hierbei nur von Zahlern gewählt werden, die kein Verbraucher sind. Firmen können dagegen sowohl das SEPA-Basislastschrift- als auch das SEPA-Firmenlastschriftverfahren verwenden.

Ein Lastschrifteinzug ist grundsätzlich nur möglich, wenn dem Zahlungspflichtigen vor dem Lastschrifteinzug die Betragshöhe und das Fälligkeitsdatum mitgeteilt werden, was als Pre-Notification oder Vorabankündigung bezeichnet wird.

Es ist aber möglich, dass eine solche Mitteilung nicht erfolgen muss und zwar wenn der Arbeitgeber der Einzugsstelle den abzubuchenden Betrag durch die Übermittlung eines Beitragsnachweises mitteilt. Da der Zeitpunkt der Beitragsfälligkeit gesetzlich geregelt (§ 23 Abs. 1 Satz 2 SGB IV) und dem Arbeitgeber somit bekannt ist, ist eine gesonderte Pre-Notification der Einzugsstelle nicht erforderlich, da durch die Übermittlung des Beitragsnachweises diese Verpflichtung bereits erfüllt ist (Abschnitt 12 der Gemeinsamen Grundsätze zum Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen durch Datenübertragung nach § 28 b Abs. 2 SGB IV in der Fassung vom 01.01.2014). Diese Regelung ist auch für die Zahlstellen von Versorgungsbezügen verbindlich.

Neue COR1-Lastschriften ab 01.11.2013

Durch die neuen Regelungen des SEPA-Verfahren kommt es zu Überschneidungen mit den Terminen zur Übermittlung des Beitragsnachweises und dem Fälligkeitsdatum (§ 28 f Abs. 3 Satz 1 SGB IV und § 23 Abs. 1 Satz 2 SGB IV), da die SEPA-Basislastschriften bei der ersten Durchführung fünf Bankgeschäftstage vor der Belastung und bei Folgelastschriften zwei Bankgeschäftstage vor der Belastung bei der Zahlstelle oder dem Arbeitgeber vorliegen müssen. Bei einer strengen Ausführung wäre deshalb ein korrektes SEPA-Lastschriftverfahren nicht ausführbar.

Die genannten Schwierigkeiten machten es erforderlich, dass die Deutsche Kreditwirtschaft eine „verkürzte Vorlagefrist“, das „COR1-Verfahren“ anbietet das sich auf das SEPA-Basislastschriftverfahren stützt und ab 04.11.2013 den Zahlungsempfängern zur Verfügung steht. Neben diesem Verfahren besteht aber weiterhin auch die Möglichkeit des SEPA-Lastschriftverfahrens als Basisangebot, dieses wird aber von den Sozialversicherungsträgern im Normalfall nicht verwendet werden können.

Bei der Verwendung der COR1-Lastschriften gilt es bestimmte gesetzliche Vorschriften zu beachten:

• Firmenkunden müssen den Beitragsnachweissatz termingerecht übermitteln.
• Die gesetzlich festgelegten Übermittlungsfristen für Beitragsnachweisdatensätze müssen durch die Datenannahmestellen der Krankenkasse konsequent eingehalten werden.
• Die Weiterleitung des Datensatzes an die Bank des Beitragsschuldners bis spätestens einen Bankarbeitstag vor Fälligkeit, muss durch die Vereinbarung eines Cut-off-Zeitpunktes mit den Banken des Zahlungsempfängers (Krankenkassen) gewährleistet werden.
• Bei der Verarbeitung der Beitragsnachweisdatensätze dürfen keine Probleme technischer Art entstehen, die die Erstellung des Lastschriftdatensatzes und die Übermittlung desselben an die 1. Inkassostelle verhindern.

Hierzu eine kurze Erläuterung:

Der Gesamtsozialversicherungsbeitrag für den Monat November wird am 27.11.2013 fällig. Zwischen Bank und Krankenkasse wurde vereinbart, dass Einreichungen jeweils einen Tag später als in den Lastschriftbedingungen festgelegt, erfolgen können.

• Einreichung des Beitragsnachweises bis  24.11.2013 (24.00 Uhr) bzw.25.11.2013 (00.00 Uhr).
• Übermittlung des Datensatzes an die 1. Inkassostelle (Bank des Zahlungsempfängers bis 25.11.2013 (Cut-off-Zeit: 10.30 Uhr).
• Lastschrift an die 2. Inkassostelle (Bank des Zahlungsempfängers) bis 26.11.2013 (COR1)

Hier ist zu beachten, dass die jeweiligen Fristen von Bank zu Bank verschieden sein können.

Sehr wichtig ist es also, dass die Zahlstellen und Arbeitgeber zukünftig darauf achten die Beitragsnachweise immer termingerecht zu übermitteln um Beitragsschätzungen durch die Krankenkassen zu vermeiden, da eine Möglichkeit der nachträglichen Bearbeitung  bei verspäteter Übermittlung im Rahmen des neuen SEPA-Verfahrens nicht mehr möglich ist.